不要讓數(shù)據(jù)毀了ERP，基礎數(shù)據(jù)收集8個步驟！
導讀：ERP的主要作用就是對企業(yè)信息的整合，而信息的載體和表達都要通過數(shù)據(jù)完成。對項目實施來講，基礎數(shù)據(jù)的準備工作難度最大。
首先，基礎數(shù)據(jù)涉及面廣，涵蓋了企業(yè)中所有可見信息和不可見信息。物料基本信息，產(chǎn)品結構數(shù)據(jù)，會計科目，供應商客戶信息，部門、工廠、倉庫、車間信息等等屬于可見信息，這些信息在手工作業(yè)中也會用到。不可見信息如單據(jù)類型、倉庫性質(zhì)、計劃參數(shù)等，這些信息在手工管理信息時是不會涉及到的，它們會影響到系統(tǒng)計算。
另外，基礎數(shù)據(jù)準備的工作量大，以上各類信息的記錄數(shù)從幾個到幾十萬都有，而每條記錄包含的字段又可多達上百個，兩者的乘積簡直是天文數(shù)字，通常造成項目延期的原因有90％來自于基礎數(shù)據(jù)整理。
數(shù)據(jù)的正確性是最重要的，基礎數(shù)據(jù)是許多程序正確運行的基礎，如物料計劃和生產(chǎn)計劃就是根據(jù)物料文件設定的提前期、庫存量、BOM結構等計算得到的，如果其中任何一個數(shù)據(jù)與實際不符，計劃結果就將沒有任何指導意義。
正是因為基礎數(shù)據(jù)具有這些特征，從而造成了收集準備工作量大、難組織，一般需要多個部門協(xié)調(diào)，投入的人力和時間都比較多，見效周期長，因此阻力也是很大的。
為了幫助企業(yè)更有效地實施ERP，下面談一下如何快速、低成本、低錯誤率地完成基礎數(shù)據(jù)準備。
第一步：確定工作范圍
首先根據(jù)ERP項目范圍確定哪些數(shù)據(jù)需要準備，然后確定參與部門和人員配備，進而確定工作計劃，切記不可將所有工作只交給一個部門甚至一個人做，必須對此項工作的艱難程度有充分的認識。工作計劃中還要注意安排定期的會議，以方便工作人員之間溝通。
第二步：建立必要的編碼原則
ERP軟件對數(shù)據(jù)的管理是通過編碼實現(xiàn)的，編碼可以對數(shù)據(jù)進行唯一的標識，并且貫穿以后的查詢和應用，建立編碼原則是為了使后面的工作有一個可以遵循的原則，也為龐雜的數(shù)據(jù)確定了數(shù)據(jù)庫可以識別的唯一標識方法，所謂磨刀不誤砍柴工，大家切不可急于求成，忽略了這些重要的工作。
另外，編碼原則的制定屬于企業(yè)級標準的建立，應該按照ISO9000的標準制定和管理，尤其對于量大的基礎數(shù)據(jù)（如物料主文件的編碼）必須由多個部門共同確定方案。
第三步：建立公用信息
建立的公用信息包括公司、子公司、工廠、倉庫、部門、員工信息、貨幣代碼等基本信息。這些數(shù)據(jù)會在其他基礎數(shù)據(jù)中被引用，并且數(shù)據(jù)量不大，可以利用較少的時間和人力完成。如果整理其他數(shù)據(jù)的時候發(fā)現(xiàn)缺少公用信息再補的話，整體效率和進度會大打折扣。
第四步：BOM結構的確定（根據(jù)企業(yè)情況可選）
如果企業(yè)應用生產(chǎn)系統(tǒng)、計劃或產(chǎn)品研發(fā)模塊，BOM就是必須的基礎數(shù)據(jù)。這里首先應該明確原料到半成品、半成品到產(chǎn)品的級次關系，這步工作的難點是半成品設定的問題。如果半成品設定層次少或層次不設定，今后的統(tǒng)計分析就不能細化；如果半成品設定多，就會大大增加數(shù)據(jù)量。如果遇到下列情況，那么半成品要設置編碼管理：對半成品建立庫存賬、或者采用安全庫存管理、半成品對外銷售或用于售后服務，除此以外半成品盡量不用編碼，也不用錄入軟件系統(tǒng)，BOM 每多一層，相應增加BOM數(shù)據(jù)量的同時還會增加物料信息的數(shù)據(jù)量，我個人的觀點是盡量少的BOM階次可以使這項工作處于可控狀態(tài)。
第五步：收集第一手資料，將原來的離散數(shù)據(jù)從不同部門集中
在這些離散數(shù)據(jù)中，僅物料基本信息一項，字段就包括生產(chǎn)、采購、銷售、庫存、財務的信息。在這步中，應利用統(tǒng)一格式的表格在各個部門間交叉流轉，讓各部門將與自己相關的數(shù)據(jù)填入表格，完成后傳遞給下個部門，以此類推，直到完成此步工作。在工作中應注意傳遞的安排，傳遞路徑需提前確定。為了保證工期，可以讓不同部門同時開始，然后交叉?zhèn)鬟f，或者一個部門完成一小部分后就傳遞給下個部門。同時，將每張發(fā)出的表格統(tǒng)一編號（唯一），并在部門間交接時作好記錄，這樣不僅可以控制進度，還能避免數(shù)據(jù)丟失。
第六步：數(shù)據(jù)檢查
（1）完整性檢查：完整性即記錄數(shù)量是否完整。可以請企業(yè)中有經(jīng)驗的人員復查或計算一下總數(shù)，將其和歷史數(shù)據(jù)比較。同時還要檢查字段的完整性，所有的ERP軟件都有必須輸入的字段，如果缺少這些字段就會造成系統(tǒng)的不穩(wěn)定，如物料的提前期、默認倉庫等。另外還有一些非軟件要求的必須輸入的字段，對企業(yè)今后的業(yè)務和統(tǒng)計分析有用的字段也要列入檢查范圍，例如客戶分類和所屬地區(qū)等。
（2）正確性檢查：正確性的范圍很廣，這里不做一一說明，可以由企業(yè)自己根據(jù)需要制定檢查原則。有些錯誤如會計科目是資產(chǎn)類型的，但是因為人為錯誤輸入成負債類型的，再比如有的物料是采購來的，但是錄入成自制件，這樣的錯誤在系統(tǒng)上線前必須發(fā)現(xiàn)并改正。
（3）唯一性檢查：數(shù)據(jù)的唯一性應該從兩個角度檢查，常見錯誤有多個實物編成同一個編碼，如果以后錄入系統(tǒng)，成熟的ERP軟件會提示編碼已經(jīng)存在，并拒絕接受。同時一個實物對應多個編碼的現(xiàn)象也必須杜絕，這種錯誤ERP軟件是發(fā)現(xiàn)不了的，必須利用人工查找，否則在上線后會發(fā)生多個賬務錯誤。
在改正錯誤的同時，要做好資料版本的控制，這個工作在多部門參與的數(shù)據(jù)整理工作中尤為重要。曾經(jīng)有個客戶，多個部門都在同時修改一份相同的資料，修改之后的文檔中只有自己的一部分數(shù)據(jù)是正確的，其他部門數(shù)據(jù)還是錯誤的。在錄入數(shù)據(jù)時，無論以誰的數(shù)據(jù)為準都是不行的，必須用正確的數(shù)據(jù)替換錯誤數(shù)據(jù)后進行合并才行。由此可見，針對每類數(shù)據(jù)都應該設置負責部門和負責人員，每次修改后由負責人員將文檔的版本更新，同時舊版本數(shù)據(jù)也要保存。這樣做可將誤操作的損失降低到最小。
第七步：將數(shù)據(jù)錄入軟件系統(tǒng)
錄入前應該將基礎數(shù)據(jù)原始檔案歸檔，對于以電子文檔保存的數(shù)據(jù)，應該將數(shù)據(jù)備份好，并注明整理人員、完成時間和最后版本，如果是打印的紙介質(zhì)，應該將其保存在專門的文件柜中，作為重要文檔管理。
接下來的的錄入工作是艱巨而枯燥的重復工作。通常的錄入方法有手工錄入和利用工具導入這兩種。這些方法各有利弊。
（1）所有軟件都提供錄入界面，可以調(diào)集人員將數(shù)據(jù)逐條錄入，或者利用軟件的復制功能復制類似的數(shù)據(jù)，然后進行關鍵字段的修改。這種方法比較安全，完善的ERP軟件會在錄入的同時自動查錯，大多數(shù)前期未查出的錯誤可以在錄入時被系統(tǒng)提示并禁止錄入，由此保證數(shù)據(jù)的準確性。這種方法的缺點是工作量大，完成時間和記錄條數(shù)是倍數(shù)的關系。如果數(shù)據(jù)量不大，推薦利用此方法，安全、可靠，事后檢查工作量也小。
（2）如果項目組中有數(shù)據(jù)庫高手，并且用人工錄入在人力和時間上都不能實現(xiàn)，可以采用直接導入數(shù)據(jù)庫的方法，這樣做的優(yōu)點是效率高，完成時間與數(shù)據(jù)表個數(shù)成倍數(shù)關系。缺點是隱含錯誤多，不易檢查，曾經(jīng)有個客戶在上線幾個月后發(fā)現(xiàn)有問題，反復檢查后發(fā)現(xiàn)是數(shù)據(jù)中有個字段空缺造成的，但是錄入的數(shù)據(jù)是可以由系統(tǒng)自動填寫默認值的。如果采用此方法，應該在前面的檢查工作中設定嚴格的檢查步驟，尤其在正確性檢查中，對重要字段要逐個檢查，這項工作可以利用各種軟件技術輔助人工進行。
（3）另外一種方法結合了以上兩種方法的優(yōu)點。曾經(jīng)有一個客戶開發(fā)了一個程序模擬人工工作，基本原理是首先從電子表格中讀一條記錄的第一個字段（模仿人眼看數(shù)據(jù)的功能），然后在ERP錄入界面中的相應字段錄入該數(shù)據(jù)（模擬人手的操作），再次讀下個字段，再次錄入程序……此記錄完成后轉下一條記錄。此方法利用程序的錄入界面錄入，繼承了界面錄入的差錯功能，同時和數(shù)據(jù)導入相比，不需要人工干預，可以一天24小時的工作，速度也是很高的，不過需要高水平的程序員，至今還只見過一個客戶成功采用過此方法。
第八步：系統(tǒng)檢核
完成錄入工作后仍然不能徹底放松，必須再次檢查，此時最好的方法是利用軟件程序測試數(shù)據(jù)，例如將數(shù)據(jù)庫備份成一個新的數(shù)據(jù)庫，將企業(yè)常用的流程在新數(shù)據(jù)庫中做一遍，通過檢查結果的正確性來驗證基礎數(shù)據(jù)的正確性。
在收集和整理這兩個步驟中，各企業(yè)根據(jù)自身員工的技術和特長，通常會用一些工具軟件輔助數(shù)據(jù)收集和整理工作，常用的有Excel、SQL server等。利用工具軟件不僅能大大提高收集和整理的效率，更大的優(yōu)勢是能夠查錯，下幾條簡單指令就可以發(fā)現(xiàn)大部分錯誤，如果依靠人工比對檢查，所需的時間和工作量都是企業(yè)無法承受的。
ERP基礎數(shù)據(jù)準備這項工作的重點不是在數(shù)據(jù)本身，嚴密的計劃和合理的組織才是完成這項艱巨工作的最好手段。
附錄：融合大數(shù)據(jù)技術，ERP實施效果更好！
大數(shù)據(jù)正在改變企業(yè)，它對企業(yè)資源計劃軟件也產(chǎn)生了影響。通過數(shù)據(jù)分析，企業(yè)可以改善流程，獲得新發(fā)現(xiàn)，而這些新發(fā)現(xiàn)可以幫助他們增加收入并簡化內(nèi)部流程。ERP中的數(shù)據(jù)也有潛力改變業(yè)務流程，但只有在被充分利用的情況下。
根據(jù)《信息周刊》的說法，公司往往只能分析12%的數(shù)據(jù)。這就意味著他們錯失了88%包含在他們沒有辦法分析的信息中的潛在洞察力。鑒于ERP平臺與業(yè)務的許多方面相關聯(lián)，想想這些系統(tǒng)可能包含的信息都令人激動。此外，將第三方信息同步到ERP平臺有利于了解特定的流程。當涉及到大數(shù)據(jù)時，有許多不同方面的業(yè)務需要考慮。
銷售預測
在實踐中它可能會是這個樣子。Smart Data Collective網(wǎng)站指出了零售商如何使用大數(shù)據(jù)分析，利用其ERP系統(tǒng)來預測特定項目的需求。大型零售商，如塔吉特或沃爾瑪，在他們的ERP系統(tǒng)中都有重要數(shù)據(jù)，包括關于產(chǎn)品供應和庫存的各類信息。Smart Data Collective表示，沃爾瑪可以使用其ERP分析舊款iPhone的銷售模式，并且預測市場對新機型的需求。然而，當談到衡量iPhone等產(chǎn)品的需求時，該公司不能依賴系統(tǒng)做出分析。這里就是與業(yè)務分析集成派上用場的地方。雖然新iPhone的銷售和該案例之間的聯(lián)系的確說得通，但新iPhone的發(fā)布可能會增加一些不太明顯的產(chǎn)品需求，比如新的耳機。
排程
銷售預測的潛力是巨大的，但這不是大數(shù)據(jù)和ERP整合所能提供的唯一益處。排程又當如何?因為實時信息變得更多，所以項目管理和排程只能在大數(shù)據(jù)系統(tǒng)集成時才有所改善。例如，ERP Focus網(wǎng)站指出，公司可以從移動設備上訪問實時信息，甚至是遠程制造機構。對運營的所有領域有了更好的洞察，公司可以更有效地安排生產(chǎn)、節(jié)省時間和資源，而節(jié)省下來的資源可以用于其他地方，從而更有效率。
供應鏈完善
連接地理空間數(shù)據(jù)來改善供應鏈物流以提高效率。追蹤所有供應鏈中的在途部件是許多企業(yè)面臨的最大挑戰(zhàn)之一。如果沒有更好的洞察，從供應商到制造商的產(chǎn)品流動管理是很困難的。有了實時數(shù)據(jù)，公司可以優(yōu)化路線，讓產(chǎn)品在這些路線上來回移動，甚至可以看到交通信息和所需的穿梭卡車。這也可以提高供應鏈的可視性，為公司提供一個關于資產(chǎn)位置的更完整的視圖。
更好的招聘做法
還有什么方法會比雇傭更好的人使用更多更有效的流程來提高運營效率更好呢?許多公司已經(jīng)開始使用大數(shù)據(jù)來踐行更好的招聘實踐了。Social ERP指出，公司執(zhí)行委員會的下屬機構SHL獲得了世界各地2500萬名的雇員數(shù)據(jù)，通過研究這些數(shù)據(jù)，將它用于人才收購的目的。利用ERP的人力資源模塊確定哪里有人才缺口并且使用大數(shù)據(jù)解決方案來決定去哪里尋找新的人才。
ERP與大數(shù)據(jù)分析集成對企業(yè)有很多好處。有效地使用數(shù)據(jù)可以改善客戶關系、完善產(chǎn)品、提高供應鏈效率，甚至幫助招聘人員找到候選人來填補人才缺口。
詳細請咨詢客服。